Tällä tietosuojaselosteella annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä tietosuoja-asetus) sekä kansallisen tietosuojalain edellyttämiä tietoja yhtäältä rekisteröidylle, kuten rekisterinpitäjän asiakkaalle tai henkilöstölle, ja toisaalta valvovalle viranomaiselle.
Hiiop100.fi -vapaaehtoistyön välityspalvelua koskeva asiakasrekisteri.
Rekisteriin rekisteröityjä ovat avoimia Hiiop100.fi-tehtäviä ilmoittavat yksityishenkilöt tai henkilöt, jotka toimivat niitä ilmoittavien yhteisöjen puolesta sekä tällaisia tehtäviä tekemään ilmoittautuvat luonnolliset henkilöt. Vapaaehtoistehtäviin ilmoittautuneet henkilöt kuuluvat sekä Kansalaisareenan Hiiop100.fi-henkilörekisteriin että avoimen tehtävän ilmoittaneen tahon rekisteriin.
Rekisteröityjä ovat Hiiop100.fi-verkkopalveluun rekisteröityneet tehtävän ilmoittajat ja/tai tehtävään ilmoittautuvat halutessaan. Vapaaehtoistehtävään ilmoittautuminen ei edellytä rekisteröitymistä sivustolla.
5.1. Käsittelyn tarkoitukset
Hiiop100.fi-vapaaehtoistehtävien ilmoittaminen ja vapaaehtoistehtäviin ilmoittautuminen edellyttävät rekisteröityjen tunnistamista ja henkilötietojen käsittelyä. Rekisterinpitäjä käsittelee rekisteriin kuuluvia tietoja vapaaehtoistehtävien ilmoittamiseksi niitä tarjoavien ta-hojen puolesta sekä tehtäviin ilmoittautumisten vastaanottamiseksi ja välittämiseksi niiden tarjoajille. Alla on tarkempaa tietoa henkilötietojen käytöstä rekisterissä.
Henkilötietojen käyttötarkoituksiin kuuluvat:
5.2 Käsittelyn oikeusperusteet
Alla on kuvattu rekisterin käyttämät henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet sekä esi-merkkejä kullakin perusteella suoritettavasta käsittelystä.
Sopimussuhde
Rekisterissä käsitellään henkilötietoja sopimukseen perustuen vapaaehtoistehtävien ilmoittamiseksi sekä tehtäviin ilmoittautumisten vastaanottamiseksi ja välittämiseksi niiden tarjoajille.
Verkkosivuille kirjautunut käyttäjä
Perustiedot (nimi, sähköpostiosoite, taustaorganisaatio ja puhelinnumero). Rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, salasana. Tieto käyttäjän lisäämistä sisällöistä. Tieto tehtävistä, joihin käyttäjä on ilmoit-tautunut.
Verkkosivuille kirjautuneita käyttäjiä voivat olla tehtävän ilmoittajat ja tehtävään ilmoittautuvat. Vapaaeh-toistehtävään ilmoittautuminen ei edellytä rekisteröitymistä sivustolla.
Vapaaehtoistehtävään ilmoittautuva käyttäjä
Perustiedot (nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero) sekä tieto tehtävistä, joihin käyttäjä on ilmoittautunut.
Käyttäytymistiedot
Rekisteröidyn verkkokäyttäytymisen ja palvelujen käytön seuranta esimerkiksi evästeiden avulla. Kerättyjä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän selailema sivu, laitteen malli, yksilöllinen laite- ja/tai evästetunnis-te, kanava, kuten sovellus, mobiiliselain tai internetselain, selaimen versio, IP-osoite, istuntotunniste, is-tunnon aika ja kesto sekä näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä.
Tekniset tunnistamistiedot
Laitteen tai sovelluksen määrittämä tunniste, jonka avulla laitteen tai sovelluksen käyttäjä on tunnistettavissa käyttämällä tarvittaessa lisätietoja.
Asiakasta koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:
7.1 Tietojen luovutuksensaajat
Tehtävään ilmoittautuvalta vapaaehtoiselta kerätyt henkilötiedot (nimi, puhelinnumero, sposti) luovutetaan valitulle vapaaehtoistehtävän ilmoittajalle tehtävään ilmoittautuneen pyynnön mukaisesti. Henkilötietoja voidaan luovuttaa lain sallimissa puitteissa viranomaisille. Luovuttaessaan rekisteriin kuuluvia henkilötietoja rekisterinpitäjä ottaa huomioon velvoittavan lainsää-dännön vaatimukset.
7.2 Tietojen siirto alihankkijoille
Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja sen lukuun. Rekiste-rinpitäjä tekee tällaisten alihankkijoiden kanssa asianmukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset.
Alihankkijat tuottavat rekisterinpitäjälle mm. tietoteknisiä palveluja.
7.3 Kansainväliset tiedonsiirrot
Rekisterinpitäjä ei siirrä tämän rekisterin tietoja EU:n / ETA:n ulkopuolelle. Mikäli tietoja kuitenkin yksittäistapauksessa siirrettäisiin EU:n / ETA:n ulkopuolelle, soveltaa rekisterin-pitäjä aina lainsäädännössä sallittuja siirtomekanismeja, kuten tietosuojalainsäädännön mukaisia mallisopimuslausekkeita, joilla taataan asianmukainen henkilötietojen suoja.
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja sopimussuhteen voimassaolon ajan. Sopimussuhteen päätyttyä rekisterinpitäjä poistaa tai anonymisoi tiedot noin 5 vuoden kuluttua noudattamiensa poistoprosessien mukaisesti.
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään.
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.
Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saa-da tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista.
Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallinnollisen maksun rekisteröidyn pyytämistä lisä-jäljennöskappaleista. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muo-dossa edellyttäen, että tiedot voidaan toimittaa tietoturvallisella tavalla.
Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin.
Tietosuoja-asetuksen soveltamisen alettua rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oi-keus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen. Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.
Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun suostumusperusteisen käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruuttaminen voi kuitenkin vaikuttaa palvelun käytettävyyteen ja toiminnallisuuksiin. Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainitulle rekisterin-pitäjän yhteyshenkilölle.
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla. Se on huolellisesti arvioinut käsittelytoimiin liittyvät mahdolliset riskit ja ryhtynyt tarvittaviin toimenpiteisiin näiden riskien hallitsemiseksi.
Rekisterinpitäjä on suojannut tiedot asianmukaisesti teknisesti ja organisatorisesti. Rekisterin suojauksessa käytetään mm. seuraavia keinoja:
Rekisterinpitäjä edellyttää myös alihankkijoiltaan ja muilta yhteistyökumppaneiltaan käsi-teltävien henkilötietojen asianmukaista suojaamista.