Hiiop

Tietosuojaseloste

Päivittämisajankohta 24.5.2018

1 Yleistä

Tällä tietosuojaselosteella annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä tieto-suoja-asetus) sekä kansallisen tietosuojalain edellyttämiä tietoja yhtäältä rekisteröidylle, kuten rekisterinpitäjän asiakkaalle tai henkilöstölle, ja toisaalta valvovalle viranomaiselle.

2 Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

  • OP Osuuskunta
  • Postiosoite: PL 308, 00013 OP
  • Käyntiosoite: Gebhardinaukio 1, 00510 HELSINKI
  • Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö: Hiiop100.fi asiakaspalvelu
  • Sähköpostiosoite: hiiop@op.fi

3 Tietosuojavastaavan yhteystiedot

  • OP Ryhmän tietosuojavastaava
  • OP Ryhmä
  • Postiosoite: PL 308, 00013 OP
  • Sähköpostiosoite: tietosuoja@op.fi

4 Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

Hiiop100.fi -vapaaehtoistyön välityspalvelua koskeva asiakasrekisteri.

Rekisterin rekisteröityjä ovat avoimia Hiiop100.fi -tehtäviä ilmoittavat yksityishenkilöt tai henkilöt, jotka toimivat niitä ilmoittavien yhteisöjen puolesta sekä tällaisia tehtäviä tekemään ilmoittautuvat luonnolliset henkilöt. Vapaaehtoistehtäviin ilmoittautuneet henkilöt kuuluvat sekä OP Osuuskunnan Hiiop100.fi-henkilörekisteriin että avoimen tehtävän ilmoittaneen tahon rekisteriin.

Rekisteröityjä ovat Hiiop100.fi-verkkopalveluun rekisteröityneet tehtävän ilmoittajat ja/tai tehtävään ilmoittautuvat halutessaan. Vapaaehtoistehtävään ilmoittautuminen ei edellytä rekisteröitymistä sivustolla.

5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet

5.1. Käsittelyn tarkoitukset

Hiiop100.fi-vapaaehtoistehtävien ilmoittaminen ja vapaaehtoistehtäviin ilmoittautuminen edellyttävät rekisteröityjen tunnistamista ja henkilötietojen käsittelyä. Rekisterinpitäjä käsittelee rekisteriin kuuluvia tietoja vapaaehtoistehtävien ilmoittamiseksi niitä tarjoavien ta-hojen puolesta sekä tehtäviin ilmoittautumisten vastaanottamiseksi ja välittämiseksi niiden tarjoajille. Alla on tarkempaa tietoa henkilötietojen käytöstä rekisterissä.

Henkilötietojen käyttötarkoituksiin kuuluvat:

  • asiakaspalvelu sekä asiakassuhteen hoito ja kehittäminen, mukaan lukien asiakasviestintä
  • palvelujen tuottaminen, kehittäminen ja laadunvarmistus
  • palvelujen käytön seuranta ja analysointi sekä asiakkaiden segmentointi, jotta rekisterinpitäjä pystyy tarjoamaan käyttäjille muun muassa personoitua sisältöä palveluissa
  • mielipide- ja markkinatutkimukset
  • tilastointi
  • lakiin perustuvien sekä viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten velvoitteiden hoitaminen
  • riskienhallinta
  • palvelujen turvallisuuden varmistaminen ja väärinkäytösten selvittäminen sekä asiallisuuden valvonta
  • koulutustarkoitukset

5.2 Käsittelyn oikeusperusteet

Alla on kuvattu rekisterin käyttämät henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet sekä esi-merkkejä kullakin perusteella suoritettavasta käsittelystä.

Sopimussuhde

Rekisterissä käsitellään henkilötietoja sopimukseen perustuen vapaaehtoistehtävien ilmoittamiseksi sekä tehtäviin ilmoittautumisten vastaanottamiseksi ja välittämiseksi niiden tarjoajille.

6 Henkilötietoryhmät

Verkkosivuille kirjautunut käyttäjä

Perustiedot (nimi, sähköpostiosoite, taustaorganisaatio ja puhelinnumero). Rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, salasana. Tieto käyttäjän lisäämistä sisällöistä. Tieto tehtävistä, joihin käyttäjä on ilmoit-tautunut.

Verkkosivuille kirjautuneita käyttäjiä voivat olla tehtävän ilmoittajat ja tehtävään ilmoittautuvat. Vapaaeh-toistehtävään ilmoittautuminen ei edellytä rekisteröitymistä sivustolla.

Vapaaehtoistehtävään ilmoittautuva käyttäjä

Perustiedot (nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero) sekä tieto tehtävistä, joihin käyttäjä on ilmoittautunut.

Käyttäytymistiedot

Rekisteröidyn verkkokäyttäytymisen ja palvelujen käytön seuranta esimerkiksi evästeiden avulla. Kerättyjä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän selailema sivu, laitteen malli, yksilöllinen laite- ja/tai evästetunnis-te, kanava, kuten sovellus, mobiiliselain tai internetselain, selaimen versio, IP-osoite, istuntotunniste, is-tunnon aika ja kesto sekä näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä.

Tekniset tunnistamistiedot

Laitteen tai sovelluksen määrittämä tunniste, jonka avulla laitteen tai sovelluksen käyttäjä on tunnistettavissa käyttämällä tarvittaessa lisätietoja.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasta koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:

  • käyttäjältä itseltään Hiiop100.fi-verkkopalvelun kautta sekä
  • evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla.

7 Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

7.1 Tietojen luovutuksensaajat

Tehtävään ilmoittautuvalta vapaaehtoiselta kerätyt henkilötiedot (nimi, puhelinnumero, sposti) luovutetaan valitulle vapaaehtoistehtävän ilmoittajalle tehtävään ilmoittautuneen pyynnön mukaisesti. Henkilötietoja voidaan luovuttaa lain sallimissa puitteissa viranomaisille. Luovuttaessaan rekisteriin kuuluvia henkilötietoja rekisterinpitäjä ottaa huomioon velvoittavan lainsää-dännön vaatimukset.

7.2 Tietojen siirto alihankkijoille

Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja sen lukuun. Rekiste-rinpitäjä tekee tällaisten alihankkijoiden kanssa asianmukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset.

Alihankkijat tuottavat rekisterinpitäjälle mm. tietoteknisiä palveluja.

7.3 Kansainväliset tiedonsiirrot

Rekisterinpitäjä ei siirrä tämän rekisterin tietoja EU:n / ETA:n ulkopuolelle. Mikäli tietoja kuitenkin yksittäistapauksessa siirrettäisiin EU:n / ETA:n ulkopuolelle, soveltaa rekisterin-pitäjä aina lainsäädännössä sallittuja siirtomekanismeja, kuten tietosuojalainsäädännön mukaisia mallisopimuslausekkeita, joilla taataan asianmukainen henkilötietojen suoja.

8 Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja sopimussuhteen voimassaolon ajan. Sopimussuhteen päätyttyä rekisterinpitäjä poistaa tai anonymisoi tiedot noin 5 vuoden kuluttua noudattamiensa poistoprosessien mukaisesti.

9 Henkilötietojen lähteet ja päivittäminen

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään.

10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saa-da tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista.

Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallinnollisen maksun rekisteröidyn pyytämistä lisä-jäljennöskappaleista. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muo-dossa edellyttäen, että tiedot voidaan toimittaa tietoturvallisella tavalla.

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin.

Tietosuoja-asetuksen soveltamisen alettua rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oi-keus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen. Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.

11 Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun suostumusperusteisen käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruuttaminen voi kuitenkin vaikuttaa palvelun käytettävyyteen ja toiminnallisuuksiin. Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainitulle rekisterin-pitäjän yhteyshenkilölle.

12 Miten rekisterin suojaus on järjestetty

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla. Se on huolellisesti arvioinut käsittelytoimiin liittyvät mahdolliset riskit ja ryhtynyt tarvittaviin toimenpiteisiin näiden riskien hallitsemiseksi.

Rekisterinpitäjä on suojannut tiedot asianmukaisesti teknisesti ja organisatorisesti. Rekisterin suojauksessa käytetään mm. seuraavia keinoja:

  • laitteistojen ja tiedostojen suojaus
  • käyttäjien tunnistus
  • käyttövaltuudet
  • käyttötapahtumien rekisteröinti
  • käsittelyn ohjeistus ja valvonta

Rekisterinpitäjä edellyttää myös alihankkijoiltaan ja muilta yhteistyökumppaneiltaan käsi-teltävien henkilötietojen asianmukaista suojaamista.